Muitas pessoas têm dúvidas sobre como arquivar documentos domésticos. Por isso, fazer o sistema de arquivamento dos documentos pessoais, da família, domésticos e de toda a papelada do dia a dia pode ser trabalhoso, mas acredite, fará em uma única vez e mantê-lo será mais fácil do que parece.
Separe e identifique fazendo já o processo de descarte conforme seu tempo de guarda:
Veja em Guarda de Documentos
Crie pastas/arquivo:
- Pessoal/históricos;
- Documentos do cotidiano;
Dentro da categorização acima, contudo, você pode criar sub-arquivos.
Crie uma pasta para cada documento e identifique os documentos em suas pastas.
PESSOAL/HISTÓRICOS
- Documentos: como passaporte, título de eleitor, copias de RG, C.N.H., fotos 3.x.4, certidões (nascimento, casamento) outros;
- Vida escolar: certificados, diplomas, cursos, históricos escolares, etc;
- Vida profissional: por exemplo, carteira de trabalho, de vinculo empregatício, como holerites, etc;
- Saúde: ou seja, exames médicos, atestados, carteira de vacinação, etc;
- Históricos: relacionados a propriedade de bens materiais: veículos, imóveis, notas ficais de equipamentos, registros de autenticidades; o tempo de permanência é enquanto tiver de posse do objeto ou bem.
Os assuntos relacionados a PESSOAL tem prazo vitalício e por isso conservada por toda uma vida,
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Caixas plásticas são mais eficientes para conservar
Exceto os exames médicos que tem um tempo de guarda adequados a cada situação.
DICA: Para cada membro da casa, crie um arquivo/pasta pessoal, identifique com o nome e utilize cores diferentes para cada um.
DOCUMENTOS/COTIDIANO
Relacionados ao dia a dia de uma casa, onde podemos sub-dividir por:
- Contas quitadas: luz; telefone, etc ( sub-divida por assunto)
- Contratos: aluguel, seguro, prestação de serviço, cursos, etc
- Imposto de Renda (documentos relacionados e as declarações anteriores)
Observação: Tenha uma pasta pequena identificada como CONTAS A PAGAR e assim que chegar uma conta, agende e coloque nesta pasta, próximo ao seu escritório, ou onde costuma fazer os pagamentos. Após o pagamento, arquive-a em Contas Pagas na área de documentos do cotidiano.
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Arquivar documentos verticalmente
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Arquivar documentos horizontalmente
A opção de guarda irá variar de acordo com o espaço disponível. Ou seja, poderá ser na vertical ou horizontal.
Veja outras dicas também em Guarda e Organização de Documentos
Espero ter ajudado.
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